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  • Spannender Verantwortungsbereich
  • Internationales Unternehmen mit innovativer Arbeitsweise

Firmenprofil

Bei unserem Kunden handelt es sich um eine freundliche und dynamische Unternehmensberatung. Das Unternehmen ist schnell wachsend und hat rund 130 Mitarbeitern in Großbritannien, den USA und demnächst in Deutschland.

Aufgabengebiet

EA-Aufgaben (~40% der Rolle)

  • Tätigkeit als EA für einen Partner in München
  • EA-Unterstützung für das Senior Team, das aus UK/US nach Deutschland kommt (in Zusammenarbeit mit den jeweiligen UK/US EAs)
  • Kontaktaufnahme mit Kunden zur Buchung von Meetings für das Senior Team
  • Terminmanagement
  • Reisemanagement und Reisekostenabrechnung

Administrative Aufgaben im Büro (~40% der Rolle)

  • Begrüßung von Gästen
  • Verwaltung der Telefonzentrale
  • Gebäudemanagement
  • Materialbestellung
  • Vorbereitung von Meetingräumen
  • Postverwaltung und Kurierbestellung
  • Organisation von Events
  • Erste Anlaufstelle für einfache IT-Probleme

Operative Aufgaben (~20 % der Rolle, die aber mit dem Wachstum des Unternehmens zunehmen wird)

  • Korrespondenz bei operativen Themen mit Teams in Großbritannien und den USA (z. B. Finanzen, HR, Marketing, IT)
  • Unterstützung des Rekrutierungsprozesses für Hochschulabsolventen
  • Unterstützung bei der Vorbereitung der halbjährlichen Beurteilungen
  • Sammlung von Feedback, Weitergabe an die HR Manager
  • Unterstützung bei der Verwaltung unseres Trainingsprogramms in Deutschland
  • Bindeglied zwischen UK sowie US Operations Teams und Deutschland, gegebenenfalls Eskalation von Problemen und Unterstützung bei der Erarbeitung von Lösungen

Anforderungsprofil

  • Einschlägige Erfahrung in der Assistenz in ähnlicher Rolle
  • Erfahrung in internationalen Unternehmen im Bereich von Finanz- oder professionellen Dienstleistungen
  • Ausgezeichnete Microsoft Excel und Word-Kenntnisse
  • Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse haben
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich
  • Positive, aufgeweckte, sympathische, empathische, integere Persönlichkeit
  • eigenverantwortliches Individuum mit „can-do“-Einstellung

Vergütungspaket

Unserem Kunden ist die Vereinbarkeit der Arbeit mit dem Leben der Mitarbeiter immens wichtig. Zudem bietet das Unternehmen:

  • Äußerst wettbewerbsfähige Vergütung und Teilnahme an unserem Firmenbonusprogramm
  • Gelegenheit, in einem unternehmerischen Start-up-Büro mit dem Rückhalt eines internationalen Unternehmens mitzuarbeiten
  • Großzügiger Urlaubsanspruch (30 Tage)
  • Herausragende Unternehmenskultur, mit Unterstützung bei Aktivitäten und Interessen auch außerhalb der Arbeit
  • Unterstützende(s) und wertschätzende(s) Team und Führungskräfte

Die Stelle als Executive Assistant (m/w/d) bei unserem Kunden bietet die einzigartige Gelegenheit, eine zentrale Rolle beim Aufbau und der Expansion eines neuen Büros zu spielen. Sie unterstützen das Senior-Team und halten die Verbindung zu den Teams in Großbritannien und den USA und tragen gleichzeitig dazu bei ein glückliches und motiviertes Büroumfeld zu schaffen.

 

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